Algemene Voorwaarden
Van kracht per: 18 juni 2026
Versie: 1.0
Website: varnilk.org
Bedrijfsgegevens
Vestigingsadres: Czaar Peterstraat 106 H, 1018 PS Amsterdam, Nederland
Telefoonnummer: +31 20 235 1083
E-mailadres: info@varnilk.org
Website: www.varnilk.org
Definities
“Varnilk” — de opdrachtnemer, zoals omschreven in artikel 1, gespecialiseerd in vertaaldiensten en documentlegalisatie.
“Opdrachtgever” — de natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst sluit met Varnilk.
“Consument” — de opdrachtgever die handelt als particulier, niet in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
“Opdracht” — de overeenkomst waarbij Varnilk zich verbindt tot het uitvoeren van vertaal-, lokalisatie-, tolkdiensten of documentlegalisatie.
“Brondocument” — het originele document dat door de opdrachtgever wordt aangeleverd ter vertaling of bewerking.
“Doeltekst” — het vertaalde of bewerkte document dat door Varnilk wordt opgeleverd.
“Offerte” — een schriftelijk aanbod van Varnilk aan de opdrachtgever.
“Gecertificeerde vertaling” — een vertaling voorzien van een verklaring van de vertaler of een notariële bekrachtiging, vereist voor officieel gebruik.
“Apostille” — een internationale certificering van een document conform het Verdrag van Den Haag (1961).
“Schriftelijk” — per brief, e-mail of via een ander duurzaam medium.
Toepasselijkheid
3.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen Varnilk en de opdrachtgever, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
3.2 Eventuele algemene voorwaarden van de opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Varnilk deze schriftelijk heeft aanvaard.
3.3 Indien een of meer bepalingen van deze voorwaarden nietig zijn of worden vernietigd, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen treden in overleg om een vervangende bepaling overeen te komen die de strekking van de nietige bepaling zoveel mogelijk benadert.
3.4 Varnilk behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. De meest actuele versie is te raadplegen op www.varnilk.org.
Aanbod en totstandkoming van de overeenkomst
4.1 Alle offertes van Varnilk zijn vrijblijvend, tenzij hierin uitdrukkelijk een aanvaardingstermijn is vermeld.
4.2 Een offerte is geldig gedurende 14 dagen na de offertedatum, tenzij anders aangegeven.
4.3 De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de opdrachtgever de offerte schriftelijk heeft aanvaard én het brondocument heeft aangeleverd, of op het moment dat Varnilk op verzoek van de opdrachtgever met de werkzaamheden is begonnen.
4.4 Mondelinge afspraken of toezeggingen zijn slechts bindend voor Varnilk na schriftelijke bevestiging.
4.5 Varnilk heeft het recht een opdracht te weigeren zonder opgave van redenen, bijvoorbeeld wanneer de inhoud van het brondocument strijdig is met de wet of de goede zeden.
Aanlevering van brondocumenten
5.1 De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig en volledig aanleveren van de brondocumenten die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.
5.2 Brondocumenten dienen te worden aangeleverd als duidelijk leesbare digitale bestanden (bij voorkeur PDF of Word) of als originele fysieke documenten, afhankelijk van het type dienst.
5.3 Indien de opdrachtgever onvolledige, onleesbare of beschadigde documenten aanlevert, is Varnilk gerechtigd de opdracht op te schorten totdat volledige en leesbare documenten zijn ontvangen. De overeengekomen leveringstermijn wordt in dat geval dienovereenkomstig verlengd.
5.4 De opdrachtgever garandeert dat hij gerechtigd is de brondocumenten ter beschikking te stellen van Varnilk en dat de verwerking ervan geen inbreuk maakt op rechten van derden.
5.5 Fysieke originele documenten die door de opdrachtgever worden aangeleverd, worden na voltooiing van de opdracht geretourneerd op de door de opdrachtgever opgegeven wijze, tenzij anders overeengekomen.
Prijzen en tarieven
6.1 Alle door Varnilk gehanteerde prijzen zijn, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, inclusief btw.
6.2 De op de website vermelde tarieven (vanaf €159 per opdracht) zijn indicatief en richtprijzen. De definitieve prijs wordt vastgelegd in de offerte en is afhankelijk van de omvang, complexiteit, taalcombinatie en het type document.
6.3 Voor tolkdiensten gelden aparte tarieven per uur of per sessie, zoals vermeld in de offerte.
6.4 Indien de opdrachtgever na aanvaarding van de offerte de omvang of aard van de opdracht wijzigt, is Varnilk gerechtigd de prijs dienovereenkomstig aan te passen.
6.5 Spoedopdrachten — met een doorlooptijd korter dan 24 uur — kunnen worden onderworpen aan een toeslag van maximaal 50% op het overeengekomen tarief.
6.6 Eventuele externe kosten, zoals notariskosten, apostillekosten of consulaatleges, zijn niet inbegrepen in de tarieven van Varnilk en worden afzonderlijk in rekening gebracht.
Betaling
7.1 Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, op de door Varnilk aangegeven wijze, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
7.2 Bij opdrachten met een totaalbedrag van €500 of meer is Varnilk gerechtigd een aanbetaling te verlangen van maximaal 50% van het overeengekomen bedrag voordat met de werkzaamheden wordt begonnen.
7.3 De opgeleverde doeltekst of documenten worden pas vrijgegeven na volledige voldoening van het verschuldigde bedrag, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
7.4 Bij overschrijding van de betalingstermijn is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is de wettelijke rente verschuldigd over het openstaande bedrag, te rekenen vanaf de vervaldatum.
7.5 Indien de opdrachtgever in verzuim is, komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van de opdrachtgever, met een minimum van €75.
7.6 Eventuele bezwaren tegen een factuur dienen binnen 7 dagen na factuurdatum schriftelijk bij Varnilk te worden ingediend. Na het verstrijken van deze termijn wordt de opdrachtgever geacht de factuur te hebben aanvaard.
Leveringstermijnen
8.1 De overeengekomen leveringstermijn is indicatief, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk een fatale termijn is overeengekomen.
8.2 De leveringstermijn gaat in op het moment dat Varnilk beschikt over alle benodigde brondocumenten én de eventueel vereiste aanbetaling heeft ontvangen.
8.3 Varnilk spant zich in de overeengekomen termijn na te komen. Overschrijding van een indicatieve termijn geeft de opdrachtgever geen recht op schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst, tenzij de overschrijding het gevolg is van opzet of grove schuld.
8.4 Varnilk informeert de opdrachtgever zo spoedig mogelijk indien een termijnoverschrijding dreigt.
Kwaliteit en correcties
9.1 Varnilk verbindt zich ertoe vertalingen en andere diensten uit te voeren naar de maatstaven van goed vakmanschap, met inachtneming van de taalkundige, juridische en culturele vereisten van het land van bestemming.
9.2 Elke vertaling wordt onderworpen aan een interne kwaliteitscontrole door een tweede taalkundige of redacteur alvorens opgeleverd te worden.
9.3 Indien de opdrachtgever van mening is dat de doeltekst niet voldoet aan de overeengekomen kwaliteitseisen, dient hij dit schriftelijk te melden binnen 5 werkdagen na ontvangst, met een duidelijke omschrijving van de bezwaren.
9.4 Varnilk beoordeelt de klacht en zal eventuele fouten of onvolkomenheden kosteloos corrigeren, mits de bezwaren gegrond zijn en het brondocument correct en volledig was aangeleverd.
9.5 Het recht op correctie vervalt indien de opdrachtgever de doeltekst reeds heeft gebruikt voor officiële doeleinden of heeft ingediend bij instanties.
Gecertificeerde vertalingen en apostille
10.1 Voor gecertificeerde vertalingen verstrekt Varnilk een verklaring van de vertaler, conform de vereisten van Nederlandse instanties.
10.2 Voor notariële bekrachtiging werkt Varnilk samen met bevoegde notarissen. De notariskosten zijn niet inbegrepen in het vertaaltarief en worden afzonderlijk in rekening gebracht of rechtstreeks voldaan door de opdrachtgever.
10.3 Voor de verkrijging van een apostille of consulaire legalisatie begeleidt Varnilk de opdrachtgever bij de procedure conform de internationale en Nederlandse vereisten. De legeskosten van overheidsinstanties worden niet door Varnilk gedragen.
10.4 Varnilk is niet aansprakelijk voor de weigering of niet-erkenning van een gecertificeerde vertaling door een buitenlandse instantie, indien deze weigering voortvloeit uit vereisten die niet door de opdrachtgever zijn medegedeeld bij het plaatsen van de opdracht.
Tolkdiensten
11.1 Voor tolkdiensten stelt Varnilk een gekwalificeerde tolk beschikbaar voor simultaan- of consecutief tolken tijdens zakelijke vergaderingen, notariële procedures en consultaties.
11.2 De opdrachtgever dient de datum, locatie en aard van de bijeenkomst minimaal 5 werkdagen van tevoren te bevestigen, tenzij anders overeengekomen.
11.3 Annulering van tolkdiensten binnen 48 uur voor aanvang leidt tot een annuleringsvergoeding van 50% van het overeengekomen tarief. Annulering binnen 24 uur leidt tot een vergoeding van 100%.
11.4 Voor online tolkdiensten draagt de opdrachtgever zorg voor een stabiele internetverbinding en geschikte technische voorzieningen. Varnilk is niet aansprakelijk voor problemen die voortvloeien uit technische storingen aan de zijde van de opdrachtgever.
Vertrouwelijkheid
12.1 Varnilk behandelt alle door de opdrachtgever verstrekte documenten en informatie strikt vertrouwelijk en gebruikt deze uitsluitend voor de uitvoering van de opdracht.
12.2 Alle medewerkers en freelancers van Varnilk zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.
12.3 Varnilk deelt geen documenten of inhoudelijke informatie met derden, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht (bijvoorbeeld bij notariële bekrachtiging) of wettelijk verplicht is.
12.4 Op verzoek van de opdrachtgever kan een afzonderlijke geheimhoudingsovereenkomst (NDA) worden gesloten.
12.5 De vertrouwelijkheidsverplichting blijft van kracht na beëindiging van de overeenkomst.
Aansprakelijkheid
13.1 De aansprakelijkheid van Varnilk voor directe schade is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht in rekening is gebracht.
13.2 Varnilk is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of gederfde winst als gevolg van onjuistheden in de vertaling die het gevolg zijn van onduidelijke, onvolledige of onjuiste brondocumenten.
13.3 Varnilk is niet aansprakelijk voor de weigering of vertraging van overheidsinstanties, notarissen of consulaten bij de verwerking van documenten.
13.4 Varnilk is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van het gebruik van de doeltekst voor andere doeleinden dan waarvoor de opdracht is verstrekt.
13.5 De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet indien de schade het gevolg is van opzet of grove schuld aan de zijde van Varnilk.
Overmacht
14.1 Varnilk is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien hij daartoe verhinderd is als gevolg van een omstandigheid die niet aan zijn schuld te wijten is en die krachtens de wet of verkeersopvattingen niet voor zijn rekening komt.
14.2 Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: ziekte van de uitvoerende vertaler zonder mogelijkheid tot vervanging, technische storingen, overheidsmaatregelen, staking, en andere buitengewone omstandigheden.
14.3 Indien de overmachtsituatie langer dan 30 dagen duurt, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden zonder verplichting tot schadevergoeding. Reeds betaalde bedragen voor nog niet uitgevoerde werkzaamheden worden terugbetaald.
Herroepingsrecht (consumenten)
15.1 Een consument heeft het recht een op afstand gesloten overeenkomst zonder opgave van redenen te ontbinden binnen 14 dagen na het sluiten van de overeenkomst.
15.2 De consument kan van het herroepingsrecht gebruik maken door binnen de herroepingstermijn schriftelijk zijn beslissing mee te delen via info@varnilk.org of Czaar Peterstraat 106 H, 1018 PS Amsterdam.
15.3 Indien de consument uitdrukkelijk verzoekt om tijdens de herroepingstermijn met de uitvoering te beginnen en de vertaling is volledig opgeleverd, vervalt het herroepingsrecht. Bij gedeeltelijke uitvoering is de consument een evenredig bedrag verschuldigd.
15.4 Het herroepingsrecht vervalt zodra de gecertificeerde vertaling of de notarieel bekrachtigde vertaling is opgeleverd en door de consument is aanvaard voor gebruik bij officiële instanties.
Annulering
16.1 Annulering door de opdrachtgever dient schriftelijk te geschieden via info@varnilk.org.
16.2 Bij annulering zijn de volgende kosten van toepassing:
– Annulering vóór aanvang van de werkzaamheden: 15% van het overeengekomen bedrag als administratievergoeding.
– Annulering na aanvang maar vóór 50% voltooiing: 50% van het overeengekomen bedrag.
– Annulering na 50% of meer voltooiing: 100% van het overeengekomen bedrag.
16.3 Reeds uitgevoerde werkzaamheden worden altijd volledig in rekening gebracht.
Intellectueel eigendom
17.1 Het auteursrecht op de doeltekst berust bij Varnilk totdat de volledige betaling is ontvangen. Na volledige betaling draagt Varnilk alle rechten op de doeltekst over aan de opdrachtgever.
17.2 De opdrachtgever garandeert dat het brondocument geen inbreuk maakt op rechten van derden. De opdrachtgever vrijwaart Varnilk voor alle aanspraken van derden in dit verband.
17.3 Varnilk behoudt het recht de opdracht te vermelden als referentie, tenzij de opdrachtgever hier schriftelijk bezwaar tegen maakt.
Privacy en gegevensbescherming
18.1 Varnilk verwerkt persoonsgegevens van opdrachtgevers in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacybeleid gepubliceerd op www.varnilk.org/privacy-policy/.
18.2 Persoonsgegevens en de inhoud van documenten worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de opdracht en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.
18.3 De opdrachtgever heeft het recht op inzage, correctie en verwijdering van zijn persoonsgegevens. Verzoeken kunnen worden gericht aan info@varnilk.org.
Klachtenprocedure
19.1 Klachten over de uitvoering van de opdracht dienen schriftelijk en volledig omschreven te worden ingediend via info@varnilk.org binnen 5 werkdagen na ontvangst van de doeltekst.
19.2 Varnilk bevestigt de ontvangst van de klacht binnen 2 werkdagen en streeft ernaar de klacht te beantwoorden binnen 10 werkdagen na ontvangst.
19.3 Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op.
Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
20.1 Op alle overeenkomsten en rechtsverhoudingen tussen Varnilk en de opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
20.2 Geschillen worden in eerste instantie in onderling overleg opgelost. Indien dit niet leidt tot een oplossing, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Amsterdam.
20.3 In afwijking van lid 2 heeft een consument het recht het geschil voor te leggen aan de rechter van zijn woonplaats.
Wijzigingen en slotbepalingen
21.1 Varnilk behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op www.varnilk.org.
21.2 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing met ingang van 18 juni 2026.
21.3 De meest actuele versie is te raadplegen op www.varnilk.org en wordt op verzoek kosteloos toegezonden via info@varnilk.org.